电 子 文 件 归 档 制 度

 

为了加强电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用,结合本单位实际,特制定本制度。

1、电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。  

2、电子文件的归档管理必须遵照《档案法》、《电子公文归档管理暂行办法》和《电子文件归档与管理规范》等有关法规做好具体工作。  

3、电子文件形成必须将具有永久和30年保存价值的电子文件，制成纸质文件，同时与原电子文件的存储载体一同归档，并使两者建立互联。  

4、归档电子文件的存储，其载体应保存一式三套，其中一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。

5、归档电子文件的保管，严防磁化和损坏，定期进行抽样机读检验，如发现问题应及时采取恢复措施；并在设备环境更新时对电子文件载体进行转换，以确保其有效性。 

6、归档电子文件的利用，严格履行查（借）阅审批手续。封存载体不应外借，利用时只能使用复印件。  

7、归档电子文件的鉴定销毁，需要经过单位档案鉴定小组鉴定后,编制销毁清册,经分管领导审核批准，方可销毁。